Logiciel de gestion de Points de Vente (POS / PDV) sur le Cloud

Présentation : la gestion de Points de Vente

Le logiciel de gestion de Points de Vente (POS / PDV) est un outil informatique qui permet aux entreprises de réaliser la gestion de leurs ventes et achats. Le tout dans une base unique ; les informations ne sont saisies qu’une seule fois et sont accessibles depuis l’ensemble de l’outil.

Il peut s’acheter (ou se louer en cloud computing) seul ou au sein d’un ERP avec d’autres modules tels que la comptabilité, la gestion de la production, etc. Le spectre fonctionnel de ces solutions dépend surtout des entreprises auxquelles ils s’adressent. Certaines ne sont faites que pour les TPE, d’autres peuvent être réservées à un métier précis, etc.

Cependant, il y a quelques fonctionnalités basiques telles que :

• La création de pièce commerciale : factures, devis, bons de commande, etc.
• L’inventaire des produits ou des services : inventaire, suivi des tarifs, etc.
• La création des fiches clients et des fournisseurs : renseignements des tiers, des modalités de paiement, de l’historique, etc.
• Le gestion des stocks : suivi des stocks, etc.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion de Points de Vente (POS / PDV)

SANS CE LOGICIEL
Les petites et les moyennes sociétés se gèrent de façon artisanale. La plus mauvaise des solutions est de gérer son entreprise à l’aide de classeurs Microsoft Excel. Ces derniers deviennent vite complexes et la direction prend ainsi de nombreux risques. Ses collaborateurs peuvent perdre des fichiers, avoir des doublons, renseigner de mauvaises données, etc. De cette façon, il est bien difficile de conserver des informations à jour et d’éviter les erreurs.

AVEC UNE GESTION INFORMATISÉE
Vos salariés accèdent à un outil informatique ergonomique. Ils remplissent facilement les devis et les factures clients avec des simplicités de saisies (masques, écriture intuitive, etc.). Ils accèdent depuis leur outil aux informations produits (stock, nomenclature, prix), aux données du clients et enfin peuvent valider leurs documents conformes à votre charte graphique. Leurs données sont ensuite partagées à tous les utilisateurs et le service comptable. Les mises à jour sont instantanées.

Quelles sont les offres disponibles sur le marché en matière logiciel de gestion de Points de Vente (POS / PDV) ?

Comme nous l’avons présenté précédemment, il y a de nombreuses offres sur le marché de la gestion de Points de Vente (POS / PDV) . Ce marché est partagé entre de petits éditeurs qui proposent des solutions très spécifiques et des grands éditeurs avec un catalogue plus vaste. Certaines sont paramétrables et d’autres totalement personnalisables.

Schématiquement, voici les différentes caractéristiques de ces produits pour un client :

Petite entreprise

• Solution installable avec un CD-ROM ou utilisable en ligne
• Paramétrable par l’utilisateur
• Fonctionnalités adaptées aux besoins d’une TPE
• Nombre d’utilisateurs limités
• Connectable à d’autres outils dans les limites définies par l’éditeur

Grande entreprise

• Installée par un professionnel (intégrateur)
• Totalement adaptée à l’entreprise par votre intégrateur
• Fonctionnalités riches et personnalisées au métier et à votre organisation
• Nombre d’utilisateurs illimités
• Progiciel connectable à la plupart des outils

La meilleure Solution de gestion de Points de Vente (POS / PDV) pour les Petites et Moyennes entreprises est sans aucun doute la solution Optisales

1. Facturation et traitement des commandes

Un logiciel de gestion de Point De Dente (PDV) doit avoir les fonctionnalités de base de facturation et de traitement des commandes. Il devrait pouvoir facturer les commandes en scannant les articles et en capturant différents modes de paiement.

Il a la capacité de générer une facture de commande, une réimpression et un e-mail au client final en ajoutant la remise, les détails du client, des remarques supplémentaires et le nom du vendeur à une commande.

2. Suivi des ventes et rapports

Le logiciel de gestion de Point De Dente (PDV) doit être capable de générer un rapport solide sur le résultat des ventes. Il devrait être en mesure de rapporter les recettes et les dépenses horaires, quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles afin que les commerçants puissent facilement comprendre le succès global de leur entreprise.

Les tendances des ventes telles que la demande saisonnière de produits, les prévisions sur la base des tendances des ventes, les informations sur les dépenses excessives de produits inutiles et les informations relatives à la gestion des stocks sont quelques-unes des fonctionnalités d’un module avancé de reporting POS.

3. Inventaire et gestion des stocks

Le module de gestion des stocks d’un logiciel de gestion de Point De Dente (PDV)  doit fournir une visibilité et une responsabilité complètes au niveau du magasin à tout moment.

Le système doit fournir une vue de l’inventaire par lot, de l’historique des transactions SKU concernant les mouvements «entrant», «sortant» et «intérieur» de toute SKU, ainsi que l’inventaire entrant et sortant.

Il devrait être en mesure de faire des ajustements de stock, c’est-à-dire d’augmenter / diminuer le stock tout en visualisant l’inventaire et de saisir la raison des ajustements de stock.

4. Gestion des retours cross-canal

Accepter les retours cross-canal et faciliter les remboursements et les remplacements depuis n’importe quel magasin sont quelques-unes des fonctionnalités d’un module de gestion des retours PDV.

Le logiciel de gestion de Point De Dente (PDV) doit faciliter la création de plusieurs retours pour une commande client à des intervalles de temps différents. Il doit capturer des détails tels que la raison du retour, le nom du vendeur et les remarques.

5. Relation client et expérience

Un système de point de vente peut vous aider à fidéliser vos clients en stockant les données client et l’historique des achats. Cela peut être utilisé pour offrir une expérience personnalisée à votre client.

Les données client sont très utiles pour la publicité car elles peuvent fournir des informations sur le client qui serait intéressé par votre vente. Par exemple, envoyer un dépliant de vente pour «30% de réduction sur les chemises surdimensionnées» au client qui porte une chemise de taille moyenne serait une perte de temps.

6. Gestion des employés

Il est surprenant pour beaucoup de dire qu’un logiciel de gestion de Point De Dente (PDV) peut être utilisé pour gérer les employés. Cependant, un module de gestion des employés d’un système de point de vente peut vous aider à gérer vos niveaux de dotation en personnel, les heures des employés et les performances de vente, ce qui vous aide à suivre la productivité des employés.

Vous pouvez suivre l’activité de vos employés en la liant à chaque transaction. Cela aidera à bifurquer les bons et les faibles interprètes afin que vous puissiez prendre les mesures appropriées pour améliorer leur productivité.

Comment bien choisir son logiciel de gestion de Points de Vente (POS / PDV) ?

Pour bien sélectionner votre gestion, il faut vous poser quelques questions :

• Quels sont mes besoins de gestion ?
• Quelles sont les tâches sur lesquelles mon entreprise pourrait être plus productive ?
• Quelles sont les tâches qui mettent en danger ma gestion ?
• Ai-je besoin d’avoir une visibilité sur des KPI ? Si oui, lesquels ?
• Quelles sont les spécificités de mon activité et de l’organisation de mes services ?
• Qui devra avoir accès à cet outil et avec quel statut ?

Renseignez les points suivants pour orienter les professionnels qui devront vous conseiller :

• Quel est mon effectif ?
• Quelle est mon activité ?
• Quel est mon volume de factures, devis, fiches clients, fiches fournisseurs ?
• Comment sont actuellement gérés mes flux de gestion ?
• Ces éléments devraient grandement faciliter le début de votre projet.

En conclusion

Nous avons dans cet article définit la gestion de Points de Vente (POS / PDV) , ses avantages et ses fonctionnalités. Nous vous avons aussi présenté quelques points clefs pour bien sélectionner votre futur logiciel.

Si vous souhaitez vous équiper d’une comptabilité en plus de cette solution, nous vous invitons à vous tourner vers un ERP.

Vous bénéficierez en tant que client d’une base unique et vos deux logiciels seront nativement connectés.

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